Allgemeine Teilnahmebedingungen
INFORMATIK FESTIVAL 2025
Vom 16.-19. September 2025 an der Universität Potsdam
1. Geltungsbereich
Diese Vertragsbedingungen (im Folgenden „Teilnahmebedingungen“) gelten für die Teilnahme an der Veranstaltung INFORMATIK FESTIVAL 2025 (im Folgenden „Veranstaltung“), die über die Plattform Converve (hybride Veranstaltungsplattform) angeboten und in Potsdam als hybride Veranstaltung vom 16.-19.09.2025 an der Universität Potsdam (UP) in Potsdam Campus III - Griebnitzsee (August-Bebel-Straße 89, 14482 Potsdam) durchgeführt wird.
Die Registrierungs-Plattform wird von der Converve GmbH, Bahnhofstrasse 3 25355 Barmstedt, technisch bereitgestellt.
Veranstalter der ausgewählten Veranstaltung ist die
Gesellschaft für Informatik e.V. (GI)
Geschäftsstelle Bonn
Wissenschaftszentrum
Ahrstraße 45
53175 Bonn
(im Folgenden „Veranstalter“).
Der Geltung abweichender Vertragsbedingungen die Teilnehmer*innen, des Unternehmens oder der Organisation, für die die Teilnehmer*in tätig ist, widerspricht dem Veranstalter.
Mit der Anmeldung zu einer Veranstaltung der GI, erkennen Sie die nachfolgend dargelegten allgemeinen Teilnahmebedingungen an – unabhängig davon, ob die betreffende Veranstaltung im Präsenz- oder im Onlineformat durchgeführt wird. Das gilt grundsätzlich auch für Veranstaltungen, die die GI zusammen mit Kooperationspartnern ausrichtet.
2. Voraussetzung zur Teilnahme
In der Regel richten sich Veranstaltungen der GI an unterschiedliche Zielgruppen innerhalb unseres Verbandes. An GI-Veranstaltungen kann grundsätzlich jede Person teilnehmen, die mindestens das 18. Lebensjahr vollendet hat. Bei Teilnehmenden, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, verbleibt die Aufsichtsverpflichtung bei den Erziehungsberechtigten und ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen.
Gegebenenfalls einschränkende Voraussetzungen für die Teilnahme an Einzelveranstaltungen entnehmen Sie den entsprechenden Print- und Online-Publikationen. Teilnehmer*innen die kein GI-Mitglied sind, sind den GI-Mitgliedern grundsätzlich gleichgesetzt, teilnahmeberechtigt sind ferner auch sonstige Dritte.
3. Anmeldung
Die Anmeldung zu einer GI-Veranstaltung erfolgt schriftlich und in der Regel online über ein Web-Anmeldeformular der Converve-Plattform. Andere Kommunikationswege können im Einzelfall eröffnet sein. Für den Fall der Veranstaltung wird die Converve-Plattform die Anmeldung abwickeln.
Mit der Anmeldung erklären die Teilnehmenden, dass sie an der ausgewählten Veranstaltung teilnehmen möchten. Aus der Anmeldung zu einer GI-Veranstaltung erwächst kein Anspruch auf Teilnahme. Der Veranstalter kann Anmeldungen für eine Veranstaltung ohne Angabe von Gründen ablehnen.
Alle Anmeldungen werden nach der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet. Ist das Kontingent in allen Veranstaltungsteilen (Workshops etc.) erschöpft, erfolgt eine schriftliche oder mündliche Mitteilung beziehungsweise es wird bereits während eines Online-Anmeldeverfahrens angezeigt. Kurzfristige Programmänderungen bezüglich einzelner Veranstaltungen beziehungsweise Programmpunkte behält sich die GI vor.
Verbindliche Anmeldefenster mit den entsprechenden Buchungsoptionen und -konditionen (zum Beispiel Mitglieder, Frühbucher, Spätbucher, Tageskarten, Begleitpersonen, Sondergebühren) sind in den Print- und / oder Online-Publikationen der GI zu den jeweiligen Veranstaltungen genannt.
Nach erfolgter Anmeldung erhält jede/r Teilnehmende eine schriftliche Anmeldebestätigung mit einer Zusammenstellung der gebuchten Angebote/Leistungen. Die Teilnahme an einer Veranstaltung wird erst mit der Bestätigung per E-Mail durch den Veranstalter rechtsverbindlich – auch wenn eine Veranstaltung kostenfrei ist. Die Anmeldung für eine Veranstaltung ist personengebunden und kann ohne Zustimmung des Veranstalters in Textform (z.B. E-Mail) nicht auf eine andere Person übertragen werden.
4. Teilnahmegebühren / Rechnungsstellung
Soweit die Teilnahme kostenpflichtig ist, erhebt der Veranstalter für die Teilnahme an einer Veranstaltung die auf der Plattform ausgewiesene Teilnahmegebühr. Die Rechnung wird nach erfolgter Anmeldung versandt. Die Rechnungsstellung erfolgt an die angegebene E-Mail-Adresse. Bei nachträglicher Änderung der Rechnungsadresse berechnen wir Ihnen 25EUR Bearbeitungsgebühr.
Eine Teilnahme ist nur gewährleistet, wenn der Rechnungsbetrag vor oder spätestens zu Beginn der Veranstaltung auf dem jeweils angegebenen Konto eingegangen ist. Eine Bezahlung vor Ort ist in der Regel nicht möglich. Die in der Rechnung aufgeführten Preise sind Endpreise. Die GI ist ein gemeinnütziger Verein, die Rechnungen weisen entsprechend keine Umsatzsteuer aus.
5. Leistungen Dritter
Sofern die GI Leistungen Dritter lediglich vermittelt (beispielsweise zur Ermöglichung eines Rahmenprogramms), übernimmt sie keine Haftung für die ordnungsgemäße Durchführung der von den Dritten erbrachten Leistungen sowie für deren Handeln oder Unterlassen. Die GI weist darauf hin, dass bei Verträgen, die zwischen Teilnehmenden und Dritten zustande kommen (zum Beispiel bei Buchung der Hotelunterkunft), Vertragsansprüche ausschließlich gegenüber dem jeweiligen Vertragspartner bestehen.
6. Stornierung und Rückerstattung
Der Leistungsumfang der Veranstaltung richtet sich nach den Programmangaben der Veranstaltungsbeschreibung. Programmänderungen bleiben vorbehalten, es sei denn, der Gesamtcharakter der Veranstaltung wird wesentlich geändert. Wechsel der Vortragenden (außer bei Veranstaltungen mit nur einem Vortragenden) stellen im Zweifel unwesentliche Änderungen einer Veranstaltung dar. Die Absage einer Veranstaltung, z. B. bei Ausfall einer Referent*in, zu geringer Teilnehmerzahl, bleibt vorbehalten.
Soweit die Teilnahme kostenpflichtig ist, erstattet der Veranstalter bei ersatzloser Absage einer Veranstaltung bereits bezahlte Teilnahmegebühren. Wird eine Veranstaltung im Rahmen einer Veranstaltungsreihe ersatzlos abgesagt, erfolgt eine anteilige Erstattung.
Nimmt ein/e Teilnehmer*in an einer Veranstaltung nicht teil oder werden einzelne Leistungsangebote durch die Teilnehmer*in nicht in Anspruch genommen, ist eine Erstattung der Teilnahmegebühr ausgeschlossen.
Die Teilnehmer*in kann seine Teilnahme an der Veranstaltung bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn) schriftlich und kostenfrei gegenüber dem Veranstalter stornieren.
Nach diesem Termin erhebt der Veranstalter eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 20% der Teilnahmegebühr und erstattet dem Teilnehmenden ggf. den Differenzbetrag. Dies gilt ebenso im Falle einer virtuellen / hybriden Umsetzung der Veranstaltung.
Rückerstattungen von Tagungsgebühren erfolgen aus organisatorischen Gründen grundsätzlich erst nach der jeweiligen Veranstaltung, es sei denn eine andere Regelung wurde im Zusammenhang mit einer betreffenden Einzelveranstaltung kommuniziert.
Eventuell anfallende Bankgebühren gehen zu Lasten der Teilnehmenden. Sollten durch die Absage von Teilnehmerinnen und Teilnehmern Stornokosten aufgrund privater Zusatzbuchungen (wie etwa Voranreise) anfallen, sind diese selbst zu tragen.
Schwerwiegende Ereignisse, wie insbesondere höhere Gewalt, Pandemien, Arbeitskämpfe, Unruhen, kriegerische oder terroristische Auseinandersetzungen, staatliche Maßnahmen oder Anordnungen oder Beschränkungen, die unvorhersehbare Folgen für die Leistungsdurchführung nach sich ziehen, befreien die Teilnehmer*in und den Veranstalter für die Dauer der Störung und im Umfang ihrer Wirkung von ihren Leistungspflichten, selbst wenn sie sich in Verzug befinden sollten. Eine automatische Vertragsauflösung ist damit nicht verbunden. Die Teilnehmer*in und der Veranstalter sind verpflichtet, sich über ein solches Hindernis zu benachrichtigen und ihre Verpflichtungen den veränderten Verhältnissen nach Treu und Glauben anzupassen.
7. Hausrecht/Ausschluss von der Teilnahme/Netiquette
Die GI ist berechtigt, Teilnehmenden die weitere Teilnahme an einer GI-Veranstaltung zu untersagen und sie in Ausübung des Hausrechts aus dem GI-Bereich zu verweisen. Ein Ausschluss ist unter anderem dann gerechtfertigt, wenn andere Veranstaltungsteilnehmer gefährdet werden. Sollten bei Online-Veranstaltungen der GI öffentlich sichtbare Chatbeiträge von einzelnen Teilnehmenden gegen Standards der Netiquette verstoßen, behält sich die GI deren Löschung oder Kommentierung vor.
8. Bild- und Videodokumentation
Auf GI-Veranstaltungen werden Fotos und Videos zur Dokumentation erstellt, gespeichert, verarbeitet und genutzt. Diese Aufnahmen können im Veranstaltungsverlauf Verwendung finden, sie können aber auch in Publikationen der GI oder im Rahmen der Presseberichterstattung veröffentlicht werden (Print und Online). GI-Veranstaltungen – vor allem in digitalen Formaten – werden online live übertragen und im Nachgang ggf. öffentlich zugänglich gemacht. Mit der Anmeldung zu einer GI-Veranstaltung erklären sich Teilnehmende damit einverstanden, möglicherweise in diesen Zusammenhängen abgebildet zu werden. Das gilt insbesondere auch für Onlineveranstaltungen, die mit eingeschalteten Kameras durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie hierzu in unseren Datenschutzbestimmungen.
9. Besondere Teilnahmebedingungen Präsenzveranstaltungen/Hygienevorschriften
Ihre Sicherheit und Gesundheit hat für uns höchste Priorität. Um Sie und andere im Rahmen unserer Präsenzveranstaltungen bestmöglich vor einer Infektionsgefahr zu schützen, sind wir auf Ihre Mithilfe angewiesen. Bitte machen Sie sich mit den nachfolgend aufgeführten Verhaltens- und Hygieneregeln vertraut. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind angehalten, genau auf die Einhaltung der Regeln zu achten. Wir behalten uns vor, Sie bei Missachtung der Regeln sowie bei erkennbaren erkältungs- und grippeähnlichen Symptomen von unseren Veranstaltungen auszuschließen. Grundsätzlich gilt:
- Die Regelungen für Präsenzveranstaltungen vor Ort erlassen die Länder in ihren Landesverordnungen. Bitte prüfen Sie die jeweils zum Zeitpunkt der Veranstaltung in dem jeweiligen Bundesland geltenden Bestimmungen und Regelungen.
- Achten Sie auf die Einhaltung der Maßnahmen zur Basishygiene, wie Händewaschen bzw. Händedesinfektion, Husten- und Niesetikette, Vermeiden von Händeschütteln.
- Halten Sie den Abstand von mindestens 1,50 Metern zu anderen Personen ein. Bitte beachten Sie dazu angebrachte Bodenmarkierungen und Hinweistafeln.
- Wenn der Mindestabstand nicht sichergestellt ist, tragen Sie eine geeignete Maske nach den jeweils gültigen Vorgaben, die Sie bitte zur Veranstaltung mitbringen. Dies gilt insbesondere beim Betreten der Räume, auf Wegen und beim Verlassen des Sitzplatzes. Die Maske darf nur am Sitzplatz – nach Weisung des Veranstalters – abgenommen werden, da hier der Mindestabstand zu anderen Personen eingehalten wird.
- Nehmen Sie nur an der Veranstaltung teil, wenn Sie sich vollständig gesund fühlen. Treten bei Ihnen im Laufe der Veranstaltung corona-typische Symptome wie Atemwegssymptome, Fieber oder plötzlicher Verlust des Geschmacks- oder Geruchssinns auf, sprechen Sie bitte sofort unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an.
- Reisen Sie möglichst allein mit dem PKW an. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel beachten Sie bitte die allgemeinen Hygieneregeln.
- Um etwaige Infektionsketten nachvollziehen zu können, müssen sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor Ort registrieren.
10. Besondere Teilnahmebedingungen Online-Veranstaltungen
Die Teilnehmer*in stellt für die Dauer der Teilnahme an einer Veranstaltung eine Internetverbindung und die technischen Mindestvoraussetzungen sicher, die auf der Plattform und/oder der Veranstaltungswebsite angegeben sind.
Die Teilnehmer*in kann je nach Leistungsangebot einer Veranstaltung mit anderen Teilnehmer*innen kommunizieren und Inhalte veröffentlichen. Die Teilnehmer*in wird im Rahmen der Teilnahme an einer Veranstaltung und der Nutzung der Plattform die gesetzlichen Bestimmungen einhalten (z. B. Wettbewerbsrecht) und keine Rechte Dritter verletzen (z. B. Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte).
Wird der Veranstalter von Dritten in Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform durch die Teilnehmer*in oder die Veröffentlichung seiner Inhalte in Anspruch genommen, stellt die Teilnehmer*in den Veranstalter von solchen Ansprüchen frei und erstattet dem Veranstalter die angemessenen Kosten einer Rechtsverteidigung.
Die Teilnehmer*in erhält von dem Veranstalter für die Nutzung der Plattform individuelle Zugangsdaten. Die Teilnehmer*in hält diese Zugangsdaten geheim. Der Teilnehmer*in ist es nicht gestattet, mit mehreren Personen an einer Veranstaltung teilzunehmen oder seine Zugangsdaten weiter zu geben oder zu teilen.
Die Teilnehmer*in räumt dem Veranstalter an Inhalten, die die Teilnehmer*in im Rahmen der Nutzung der Plattform oder Teilnahme einer Veranstaltung teilt und/oder veröffentlicht, zu diesem Zweck ein einfaches, räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränktes, unwiderrufliches und auf Dritte übertragbares Nutzungsrecht ein, diese Inhalte zu vervielfältigen, verbreiten, öffentlich zugänglich zu machen und zu bearbeiten.
Die Teilnehmer*in ist im Rahmen der Teilnahme an einer Veranstaltung befugt, solche Inhalte dauerhaft zu persönlichen beruflichen Zwecken zu speichern, die der Veranstalter der Teilnehmer*in mit einer Downloadfunktion bereitstellt und/oder an die Teilnehmer*in per E-Mail versendet. Im Übrigen ist eine dauerhafte Speicherung von Inhalten der Veranstaltung, insbesondere von Livestreaming Vorträgen, untersagt.
Die Teilnehmer*innen sind nicht befugt, Inhalte, die der Veranstalter der Teilnehmer*in mit einer Downloadfunktion bereitstellt oder an ihn per E-Mail versendet, zu kommerziellen Zwecken zu verbreiten und/oder öffentlich wiederzugeben, insbesondere Teilnehmerdaten und Veranstaltungsunterlagen.
11. Haftung
Der Veranstalter haftet nicht bei leicht fahrlässiger Verletzung von Pflichten, die keine vertragswesentlichen Pflichten sind, also solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Teilnehmer regelmäßig vertrauen darf.
Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung für leicht fahrlässig begangene Pflichtverletzungen, die die Zurverfügungstellung der Plattform oder deren Inhalte betreffen, ausgeschlossen.
Für Schäden, die befugte Hilfspersonen insbesondere Partner verursachen, gelten oben genannte Haftungsbeschränkungen analog. Für Handlungen von Nutzern oder anderen Dritten haftet der Veranstalter nicht. Solche Dritten handeln auch nicht als Erfüllungsgehilfen des Veranstalters. Die Haftung für indirekte und Folgeschäden ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
Die Haftung des Veranstalters für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Personenschäden und nach zwingenden gesetzlichen Regelungen bleibt von vorstehenden Haftungsbeschränkungen unberührt.
12. Schlussbestimmungen
Es findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung. Sollte eine oder mehrere Bestimmungen der Vertragsbestimmungen unwirksam sein oder werden, wird dadurch die Wirksamkeit der anderen Bestimmungen im Übrigen nicht berührt.
Über Änderungen dieser Bedingungen wird der Veranstalter den Teilnehmer in Textform unterrichten; es genügt die Unterrichtung über die Tatsache der Änderung als solche sowie ein Link zu den geänderten allgemeinen Plattformbedingungen. Sofern der Teilnehmer der Änderung nicht innerhalb von 14 Tagen nach Bekanntgabe der Änderung in Textform widerspricht, gilt dies als Einverständnis mit der Änderung; hierauf wird der Veranstalter in den Änderungsmitteilungen hinweisen.
Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Bonn.
Bei Rückfragen steht Ihnen unser Team (jahrestagung@gi.de) gerne zur Verfügung.
Bonn/Berlin, August 2024