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FAQ

Ich möchte einen Workshop organisieren, was muss ich tun?

Die Deadline für den Call for Participation läuft am 15.12.2024 23:59 Uhr ab, alle angenommenen Workshops werden am 20.12.2024 über ihre Zulassung benachrichtigt. Die Deadline ist so gewählt worden, um im Besonderen für die Veröffentlichtung im Tagungsband und deren Organisation einen möglichst optimalen Ablauf zu gestalten. 

 

Wer darf einreichen?

Auch in diesem Jahr können sich auch interessierte und motivierte Personen außerhalb der Gesellschaft für Informatik für einen Programmpunkt oder Beitrag im Rahmen des Festivals bewerben. Alle interessierten Personen haben dabei die Möglichkeit, Ideen nicht nur in Form von Workshops einzubringen, sondern auch verschiedene Formate wie Online-Sessions, Paneldiskussionen, Postersessions oder auch eigene kreative Sessions anzumelden und auszuprobieren. 

 

Wie kann ich ein Paper für einen Workshop einreichen?

Nicht alle Workshops bieten eine Veröffentlichung im Tagungsband an. Je nach Workshop gelten in diesem Zusammenhang auch andere Deadlines. Bitte erkundigen Sie sich bei den jeweiligen Chairs der Workshops, ob und zu welchen Rahmenbedinungen ein Call for Papers vorgesehen ist. Eine alphabetisch sortierte Übersicht aller angenommen Workshops findest du online ab dem 31.01.2025.

 

Mein Workshop wurde angenommen, was muss ich jetzt beachten?

Um sicherzustellen, dass die Workshops optimal vorbereitet sind und wie geplant durchgeführt werden können, legen wir einen verstärkten Fokus auf einen effektiven Informationsfluss im Vorfeld.

Grundsätzlich informieren wir immer die in der Bewerbung angegebenen zwei Hauptkontakte. Falls Sie weitere Personen in der Workshopsorganisation beteiligt sind, die die Informationen ebenso erhalten sollen, senden Sie uns bitte eine Nachricht mit den entsprechenden Kontaktdaten an Workshops@gi.de.

Durch regelmäßige Informationsveranstaltungen sowie einer Zwischenstandsabfrage des Planungsstands Ihres Workshops können wir sicherstellen, dass alle Workshop-Chairs und Organisator*innen bestmöglich unterstützt werden und gleichzeitig die Qualität der Veranstaltung gewährleistet ist.

• 22.01.2025 – virtuelle Informationsveranstaltung für alle angenommenen Workshops:
  • Teilnahme für mind. einen der beiden Hauptkontakte dringend empfohlen
  • bei dieser Veranstaltung gehen wir vor allem auf den Zeitraum bis zum 01.06.2025 ein, da an diesem Datum die Einreichungsfrist der Beiträge für die Proceedings ist.
• 12.02.2025 – Allgemeine virtuelle Informationsveranstaltung für alle Workshops:
• freiwillige Teilnahme für alle Organisator*innen
• Von 17 - 18 Uhr stehen wir Ihnen gerne für etwaige Fragen rund um Ihre Workshoporganisation zur Verfügung. Die Zoom Details gehen Ihnen rechtzeitig via Mail zu.
• 14.04.2025 – Allgemeine virtuelle Informationsveranstaltung für alle Workshops:
• freiwillige Teilnahme für alle Organisator*innen
• Von 17 - 18 Uhr stehen wir Ihnen gerne für etwaige Fragen rund um Ihre Workshoporganisation zur Verfügung. Die Zoom Details gehen Ihnen rechtzeitig via Mail zu.
• 01.06.2025 – letzter Tag zum Ticketkauf für Chairs/Organisator*innen & Ende kostenfreier Workshop- & Ticketstornierung für Chairs/Organisator*innen
• 16.06.2025 – Workshopupdate:
  • wichtige und dringend empfohlene Eingabe via Onlineformular, Sie erhalten von uns rechtzeitig eine Benachrichtigung.
  • Nutzen Sie die Chance und geben Sie uns ein Update Ihrer Workshoporganisation. 
• 18.08.2025 ODER 01.09.2025 Briefingtermine Online- & Hybride Workshops:
  • Teilnahme dringend empfohlen für mind. einen der beiden Hauptkontakte aller Online- & Hybriden Workshops an einem der beiden Termine, um sicherzustellen, dass Sie bestmöglichst vorbereitet und mit den technischen Rahmenbedingungen vor Ort vertraut sind.

 

Was ist der Unterschied zwischen einem Workshop und einem Tutorial?

Ein Tutorial hat einen höheren Praxisbezug als ein wissenschaftlicher Workshop. Meistens unterteilt sich ein Tutorial in einen inhaltlichen wissenschaftlichen Input mit anschließender praktischen Anwendung in Sinne einer How-To- oder Hand-on-Session. Tutorials werden als solche im Titel erkenntlich gemacht.

 

Was ist ein Industrie-Workshop?

Ein Industrie-Workshop ist ein gesponserter Programmpunkt eines oder mehrer Unternehmen. Hier geht es oft um Inhalte aus den Unternehmen oder auch die unternehmenspraktische Umsetzung wissenschaftlicher Inhalte. Unternehmen die einen Industrie-Workshop buchen und ausrichten, dürfen diesen dann auch entsprechender Ihrer Wünsche planen, gestalten und somit auch Werbung und Informationsmaterial platzieren. Nähere Informationen finden Sie dazu in unserer Sponsoringmappe. Industrie-Workshops werden als solche im Titel erkenntlich gemacht.

 

Welche Beiträge können im Tagungsband veröffentlicht werden?

Neben wissenschaftlichen Paper können Sie auch gerne nur einen Bericht Ihres Workshops oder Tutorials schreiben und bis spätestens 01.06.2025 einreichen. Es werden Einreichungen ab 3 Seiten (exkl. Quellen) akzeptiert. Es gibt keine Begrenzung bzgl. der maximalen Seitenanzahl der jeweiligen Paper. 

 

Tagungsband, wie muss ich mir das vorstellen?

Hier finden Sie den final veröffentlichten Tagungsband aus dem Jahr 2024 in der Digitalen Bilbliothek der GI.

 

Darf ich mein Paper zweitverwerten oder anderweitig publizieren?

Artikel und Beiträge, die in den LNI veröffentlicht worden sind, dürfen von den Autor*inn/en zweitverwertet und anderweitig publiziert werden. Hierfür kann auch die final publizierte Version genutzt werden. Dabei ist die Quelle des Beitrags kenntlich zu machen, und es ist eine Verlinkung - soweit vorhanden zum DOI des Artikels, ansonsten zum Artikel selbst - in der Digitalen Bibliothek der GI erforderlich. Grundsätzlich stehen seit 2017 in den LNI veröffentlichten Beiträge unter der Lizenz Creative Commons BY-SA 4.0 und können unter den Bedingungen dieser Lizenz genutzt und weiterverbreitet werden.

 

Welche Formatvorlagen sind bei der Einreichung von Paper zu berücksichtigen?

Die Paper müssen im aktuellen Template (Stand Februar 2024) eingereicht werden, damit sich ein einheitliches Gesamtbild ergibt. Bitte nutzen Sie keine bei Ihnen lokal abgespeicherten LNI-Springer-Vorlagen. Die zu nutzenden aktuellen Versionen finden Sie hier:

• deutsche Version: https://gi.de/fileadmin/GI/Hauptseite/Service/Publikationen/LNI/LNI-Autorenrichtlinien.docx
• englische Version: https://gi.de/fileadmin/GI/Hauptseite/Service/Publikationen/LNI/LNI-authorsinstructions-englisch.doc
• LaTeX: https://gi.de/service/publikationen/lni

Wichtig: In vorherigen Template-Versionen eingereichte Beiträge werden im Rahmen der 1. (und einzigen) Korrekturschleife durch die GI in jedem Fall beanstandet.

 

Welche Ticket-Policy gilt für Autor*innen, die ein Paper in einem entsprechenden Workshop einreichen möchten?

Pro akzeptierten Paper muss mindestens eine Autor*in ein Ticket zur Veröffentlichung vorweisen. Es empfiehlt sich dabei für die Person zu entscheiden, die am Ende das Paper auch vor Ort präsentiert. Es steht den Autor*innen frei, sich für ein entsprechendes Laufzeitticket Ihrer Wahl zu entscheiden. Die Rechnungsnummer des Tickets muss bei der Final Paper Submission mit angegeben werden.

 

Welche Teilnahmebedingungen gelten für Chairs/Workshoporganisator*innen?

Die Teilnahmebedingungen für Chairs/Workshoporganisator*innen finden Sie hier. Nach Ihrer Registrierung finden Sie ab dem 31.01.2025 eine Dashbox mit einer Checkliste aller wichtigen Deadlines und To Dos in Ihrem persönlichen LogIn Bereich.

 

Welche Ticket-Policy gilt für Chairs/Workshoporganisator*innen?

Bei der Anmeldung Ihres Workshops mussten zwei Hauptkontakte angegeben werden. Beide Hauptkontakte sind verpflichtet bis spätestens 01.06.2024 23:59 Uhr (Ende Ealry-Bird-Phase) ein Ticket zu erwerben. Sofern kein Ticket erworben wurde, wird der Workshop vorerst aus dem Programm genommen. Dies ist zugleich auch das letztmögliche Datum für eine kostenfreie Stornierung des Workshops. Bei Absagen nach dem 01.06.2025, werden die Ticketgebühren der beiden Chairs einbehalten.

Die GI übernimmt keine Kosten für z.B. Fahrt- & Übernachtung, Spesen, Speakerhonorare und sonstige Ausgaben der jeweiligen Referent*Innen, Keynote Speakers, Invited Speakers, Beiräte oder sonstige in den Workshop involvierte Personen.

 

Was bedeutet "Alle teilnehmenden Personen sind verpflichtet, ein Ticket zu kaufen."?

Die beiden Chairs (Hauptkontakte) sind verpflichtet sich ein Ticket zu kaufen. Danach gilt die Prämisse, wer vor Ort oder Online teilnehmen möchte benötigt ein Ticket. 

Ausnahmen davon sind sehr selten und werden nur in besonderen Ausnahmefällen genehmigt. Dies sind dann Einzelfallentscheidungen, die nur unter bestimmten Bedingungen erfolgen können. Ein Anspruch für Folgveranstaltungen ist daraus nicht abzuleiten. Bitte schreiben Sie uns hierzu eine kurze Mail an Workshops@gi.de mit einer kurzen Situationsbeschreibung, Begründung und der Personenanzahl. 

 

Gibt es bei der Programmgestaltung meines Workshops bestimmte Zeiten zu berücksichtigen?

Die Registrierung ist an allen Tagen ab 08:00 Uhr geöffnet. Das Programm beginnt dann jeweils ab 09:00 Uhr. An allen Tagen gibt es einheitliche Pausenzeiten zum Besuch der Ausstellung, Postersessions oder zum Networken:

• 11:00 bis 11:30 Uhr Kaffeepause
• 12:30 bis 14:00 Uhr Mittagspause
• 15:30 bis 16:30 Uhr Kaffeepause

Sofern Sie von den Pausenzeiten abweichen möchten schreiben Sie uns bitte eine kurze Nachricht an Workshops@gi.de, so dass wir den Programmslot entsprechend eintragen können. Bitte planen Sie auch entsprechende Lauf- und Wegezeiten zwischen den entsprechenden Räumlichkeiten mit ein.